Contenido de un SOP (Continuación)

Estimados visitantes, en e l artículo anterior habíamos quedado en continuar explicando  cada uno de los puntos del contenido  para  documentar un Procedimiento Operativo Estándar

4.-Términos y Definiciones:

Descripción de los términos de documentos

Procedimientos: Son documentos de obligatoria utilización, para asegurar el cumplimiento de las actividades locales y globales. Los procedimientos se encuentran identificados con la letra (P).

Normas y Guías: Deben ser utilizadas como referencia para el desarrollo local y funcional de los procedimientos. Las guías se encuentran diferenciadas con la letra (G).

           Copia Fiel del Original: Es una reproducción fiel del documento original actualizado, sobre el que se aplican controles de distribución, y están identificado con la siguiente leyenda de “COPIA FIEL DEL ORIGINAL”.

           Documento Obsoleto: Es aquel documento que no tiene validez o ha perdido vigencia por haber sido sometido a actualización. Este documento debe ser desincorporado e identificado adecuadamente con un sello que indique “DOCUMENTO OBSOLETO”.

           Las copias del mismo serán recogidas y destruidas. 

           Control de Revisiones: Es la historia del cambio aplicado como el registro de las modificaciones hechas a los procedimientos; Este control esta expresado en cada documento.

           Registros: Es un formato donde se asientan resultados documentados, acciones. datos, para que quede constancia escrita de los rnismos. Conjunto de datos que constituyen una información.

              Anexos: Documento que se adjunta como material de apoyo para ampliar una información y/o realizar un registro.

           Código del Documento: Conjunto de letras y números que define el área al cual aplica y tipo de procedimiento  numerados consecutivamente. 

           Procedimientos Generales: Bajo esta denominación serán catalogados todos aquellos procesos administrativos y cualquier otro que no esté contemplado en la clasificación ya presentada (Normas y Políticas).

           Procedimientos de Operaciones: Cuando el procedimiento se refiere al manejo y mantenimiento de un equipo, y/o a la explicación de un proceso no administrativo, etc .

           Procedimientos Limpieza: Cuando el procedimiento se refiere a limpieza o sanitización.

           Procedimiento de Calibración: Cuando el procedimiento se refiere a como ajustar un instrumento o equipo para obtener los resultados dentro del límite especifico, resultando aceptable cuando se compara con un estándar trazable en un rango de medida establecido.

           Procedimiento de Mantenimiento: Cuando el procedimiento se refiere a mantener, reparar, mantener o conservar en buen estado el material, los equipos y las instalaciones.

           Formatos: Documento relacionado a un procedimiento que se usa para plasmar resultados, medidas o valores.

Copia Controlada: Copias de procedimiento serán distribuidas en CD como archivo electrónico a los departamentos y gerencias involucradas.

              Normas o Guías Generales: Bajo esta denominación serán catalogados todos aquellos procesos administrativos y cualquier otro que no esté contemplado en la clasificación ya presentada (Normas y Políticas).

5.        DOCUMENTOS RELACIONADOS

No aplica.

6.        DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Aspecto general

El manual de Gestión de la Calidad y otros Manuales y Procedimientos específicos creados para la operación de los distintos aspectos de la gestión de la empresa se elaboran siguiendo los criterios descritos en este apartado

Responsables de la generación de la información

Se presenta en tabla a cuatro columnas y cinco filas. 

  ELABORADO REVISADO APROBADO
Nombre      
Cargo      
Firma      
Fecha      

La explicación se acompaña con lo siguiente:

REALIZADO POR: Nombre de la persona que realiza la actividad, por tanto es la fuente primaria de información del procedimiento y el departamento al que corresponde el autor del mismo con su respectiva Firma y Fecha.

REVISADO POR: Nombre de la persona que revisa el procedimiento, su departamento y la respectiva Firma y Fecha.

APROBADO POR: Nombre de la persona que aprueba el procedimiento, su departamento y la respectiva Firma y Fecha

Control de la revisión del documento

Se lleva en una tabla dentro del mismo documento un histórico de los cambios; sección donde se indica todos los cambios realizados al procedimiento y se debe escribir en Arial 10.

En ella se debe indicar: número de revisión, fecha, descripción de los cambios mayores o la actualización del procedimiento.

EI primer procedimiento se coloca como nuevo y los subsiguientes se indican los cambios que han sufrido.

Revisión de Procedimiento: Una vez que el SOP haya alcanzado la fecha de revisión, el Jefe de la unidad de Gestión de Calidad informará al departamento involucrado para la revisión y actualización, si no se ha iniciado el proceso; si el procedimiento no ha sufrido cambio, colocar un sello de extensión de vigencia. EI cual no será mayor de 5 años.

Control de Revisiones
Nº de Revisión  Fecha Página(s) Descripción Elaborado Revisado Aprobado
0            
1            
2            
3            
Hasta nnn            

 

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  documentar un procedimiento Operativo Estándar en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Gracias

Maribel

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