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Los Sistemas de Calidad como estrategia competitiva para las Empresas (via Calidad4’s Blog)

La gran mayoría de las empresas para poder ser competitivas tanto en el mercado nacional como internacional, deben contar con un Sistema de Calidad bien definido, y a su vez tener bien clara cual es su MISION y VISIÖN, sus políticas de Calidad ; de igual forma debe tener todos sus procedimientos documentados y registros , con la finalidad de que todo el personal de la empresa se sienta comprometido con la calidad y de esta forma poder prestar un s … Read More

via Calidad4’s Blog

Contenido de un SOP (Continuación)

Estimados visitantes, en e l artículo anterior habíamos quedado en continuar explicando  cada uno de los puntos del contenido  para  documentar un Procedimiento Operativo Estándar

4.-Términos y Definiciones:

Descripción de los términos de documentos

Procedimientos: Son documentos de obligatoria utilización, para asegurar el cumplimiento de las actividades locales y globales. Los procedimientos se encuentran identificados con la letra (P).

Normas y Guías: Deben ser utilizadas como referencia para el desarrollo local y funcional de los procedimientos. Las guías se encuentran diferenciadas con la letra (G).

           Copia Fiel del Original: Es una reproducción fiel del documento original actualizado, sobre el que se aplican controles de distribución, y están identificado con la siguiente leyenda de “COPIA FIEL DEL ORIGINAL”.

           Documento Obsoleto: Es aquel documento que no tiene validez o ha perdido vigencia por haber sido sometido a actualización. Este documento debe ser desincorporado e identificado adecuadamente con un sello que indique “DOCUMENTO OBSOLETO”.

           Las copias del mismo serán recogidas y destruidas. 

           Control de Revisiones: Es la historia del cambio aplicado como el registro de las modificaciones hechas a los procedimientos; Este control esta expresado en cada documento.

           Registros: Es un formato donde se asientan resultados documentados, acciones. datos, para que quede constancia escrita de los rnismos. Conjunto de datos que constituyen una información.

              Anexos: Documento que se adjunta como material de apoyo para ampliar una información y/o realizar un registro.

           Código del Documento: Conjunto de letras y números que define el área al cual aplica y tipo de procedimiento  numerados consecutivamente. 

           Procedimientos Generales: Bajo esta denominación serán catalogados todos aquellos procesos administrativos y cualquier otro que no esté contemplado en la clasificación ya presentada (Normas y Políticas).

           Procedimientos de Operaciones: Cuando el procedimiento se refiere al manejo y mantenimiento de un equipo, y/o a la explicación de un proceso no administrativo, etc .

           Procedimientos Limpieza: Cuando el procedimiento se refiere a limpieza o sanitización.

           Procedimiento de Calibración: Cuando el procedimiento se refiere a como ajustar un instrumento o equipo para obtener los resultados dentro del límite especifico, resultando aceptable cuando se compara con un estándar trazable en un rango de medida establecido.

           Procedimiento de Mantenimiento: Cuando el procedimiento se refiere a mantener, reparar, mantener o conservar en buen estado el material, los equipos y las instalaciones.

           Formatos: Documento relacionado a un procedimiento que se usa para plasmar resultados, medidas o valores.

Copia Controlada: Copias de procedimiento serán distribuidas en CD como archivo electrónico a los departamentos y gerencias involucradas.

              Normas o Guías Generales: Bajo esta denominación serán catalogados todos aquellos procesos administrativos y cualquier otro que no esté contemplado en la clasificación ya presentada (Normas y Políticas).

5.        DOCUMENTOS RELACIONADOS

No aplica.

6.        DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Aspecto general

El manual de Gestión de la Calidad y otros Manuales y Procedimientos específicos creados para la operación de los distintos aspectos de la gestión de la empresa se elaboran siguiendo los criterios descritos en este apartado

Responsables de la generación de la información

Se presenta en tabla a cuatro columnas y cinco filas. 

  ELABORADO REVISADO APROBADO
Nombre      
Cargo      
Firma      
Fecha      

La explicación se acompaña con lo siguiente:

REALIZADO POR: Nombre de la persona que realiza la actividad, por tanto es la fuente primaria de información del procedimiento y el departamento al que corresponde el autor del mismo con su respectiva Firma y Fecha.

REVISADO POR: Nombre de la persona que revisa el procedimiento, su departamento y la respectiva Firma y Fecha.

APROBADO POR: Nombre de la persona que aprueba el procedimiento, su departamento y la respectiva Firma y Fecha

Control de la revisión del documento

Se lleva en una tabla dentro del mismo documento un histórico de los cambios; sección donde se indica todos los cambios realizados al procedimiento y se debe escribir en Arial 10.

En ella se debe indicar: número de revisión, fecha, descripción de los cambios mayores o la actualización del procedimiento.

EI primer procedimiento se coloca como nuevo y los subsiguientes se indican los cambios que han sufrido.

Revisión de Procedimiento: Una vez que el SOP haya alcanzado la fecha de revisión, el Jefe de la unidad de Gestión de Calidad informará al departamento involucrado para la revisión y actualización, si no se ha iniciado el proceso; si el procedimiento no ha sufrido cambio, colocar un sello de extensión de vigencia. EI cual no será mayor de 5 años.

Control de Revisiones
Nº de Revisión  Fecha Página(s) Descripción Elaborado Revisado Aprobado
0            
1            
2            
3            
Hasta nnn            

 

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  documentar un procedimiento Operativo Estándar en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Gracias

Maribel

Desarrollo Contenido SOP (Procedimiento Operativo Estandard)

Estimados visitantes, en e l artículo anterior habíamos quedado en explicar más detalladamente cada uno de los puntos del contenido que se deben tomar en cuenta para  documentar un procedimiento Operativo Estandar,  así que manos a  la obra y comenzemos :

En cuanto al Control de Revisiones, se inserta una tabla y nos quedaría de esta forma :

 

Control de Revisiones
 Nº de Revisión  Fecha Página(s) Descripción Elaborado Revisado Aprobado
             

1. Próposito:  Establecer un formato estándar con el fin de lograr consistencia en la presentación de los procedimientos operativos estándar.

Este procedimiento documenta todas las partes del formato de elaboración del procedimiento y la manera de llenarlo.

2. Alcance : Este procedimiento aplica en los procedimientos a ser utilizados, elaborados y/o modificados por la empresa  XXXXXXXXX en atención propia o en los servicios a terceros proporcionados por la empresa XXXXXXX.

3.-Responsabilidad y Autoridad :

Junta de Accionistas (Directiva): Establecer los lineamientos a seguir en el presente procedimiento, aprobar su contenido.

Unidad de Calidad y Seguridad Industrial: Debe asignar códigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros documentos de acuerdo a la metodología establecida; Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplen los requisitos definidos en  este procedimiento antes de su aprobación final; Mantener su actualización y vigencia, Identificar la necesidad de actualizar la documentación e iniciar los procesos de actualización; Distribuir los documentos y controlar las copias controladas a las Gerencias de: Compras, Producción, Aseguramiento de Calidad, RRHH y Junta Directiva., del mismo modo, también se encargará de mantener una copia controlada para los terceros que así lo requieran.

Gerencias y Jefaturas: Conocer, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

Jefes de Departamentos: Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar su actualización cuando sea preciso., Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que éstas se mantienen actualizadas; Asegurar que los componentes de su departamento controlan la distribución de documentos a otras organizaciones o particulares.

4.-Términos y Definiciones :

Procedimiento de Operación Estándar (POE): Documentos autorizados por la empresa  XXXXXX que contiene instrucciones o directrices para la ejecución de trabajos generales y específicos, en el desempeño de las actividades administrativas y operativas que se desarrollen en dentro de la empresa.

En un próximo artículo continuaremos con el desarrollo de este tema 

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  documentar un Procedimiento Operativo Estandard en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Gracias

Maribel

Contenido de un Procedimiento Operativo Estandard

Para documentar un Procedimiento Operativo Estandar se debe contemplar dento de la estructura el siguiente contenido :

— Control de Revisiones

  1. Propósito

2.  Alcance

3.  Responsabilidades y autoridad

4.  Términos y definiciones

5.  Documentos relacionados

6.  Descripción del procedimiento

  1. 7.   Registros

— Bibliografías consultadas

Como este tema es muy amplio, en un próximo artículo hablaremos de cada punto, con la finalidad de que Ud, tenga una idea de como comenzar a elaborar un SOP o Procedimiento Operativo Estandar.

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  elaborar un Procedimiento Operativo Estandard en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Gracias

Maribel

La Importancia de documentar los Procesos y registros dentro de la Organización

Como es bien sabido, todas la Empresas deben tener documentados todos sus procesos y registros con su respectiva codificación; esto con la finalidad de mantener controles internos que van a permitir una mejor gestión y desempeño por parte del personal en cada área.

Es importante destacar, que una vez implementados los Procedimientos y Registros en toda las áreas tanto Operativas como Administrativas de la  Empresa; esto va a permitir a la Gerencia General, Gerentes y/o Jefes poder aplicar Indicadores de Gestión  calidad para medir el desempeño de los trabajadores que están bajo su cargo. Por su puesto, dichos Indicadores deben ser previamente definidos en conjunto con el encargado de cada área y el responsable de la unidad de Gestión de Calidad

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  implementar un Sistema de Gestión de Calidad en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Los Sistemas de Calidad como estrategia competitiva para las Empresas

La gran mayoría de las empresas para poder ser competitivas tanto en el mercado nacional como internacional, deben contar con un Sistema de Calidad bien definido, y a su vez tener bien clara cual es su MISION y VISIÖN, sus políticas de Calidad; de igual forma debe tener todos sus procedimientos documentados y registros , con la finalidad de que todo el personal de la empresa se sienta comprometido con la calidad y de esta forma poder prestar un servicio  de calidad a los clientes.

Estimado visitante agradezco dejar  tu comentario sobre este artículo que  acabas de leer, además  cuéntame un poco y dime cuál es tu principal frustración, a la hora de  implementar un Sistema de Gestión de Calidad en tu empresa, Yo personalmente estaré contestando tus preguntas y comentarios

Gracias

Maribel

Hola estimados visitantes!

Bienvenidos a mi blog, espero les sea de mucha utilidad y que podamos compartir conocimientos mutuamente.

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